搭建一个视频会议系统通常需要以下几种设备：

1. 视频会议终端：这是举行会议的核心硬件，包括摄像头、麦克风、扬声器和显示屏等。这些设备共同提供音视频的输入输出，确保会议参与者之间的沟通。

2. 音响系统：一套完整的音频系统是必要的，它包括声源设备（如DVD、CD播放器、电脑等）和音频信号处理设备（如压限器、调音台、均衡器等），以及音频信号放大设备（功率放大器等）。

3. 显示系统：根据会议室的大小，可以选择投影仪、大尺寸显示器或液晶电视作为显示设备。这些显示设备通过HDMI或VGA线与电脑连接，用于展示会议内容。

4. 摄像头：会议室级别的摄像头通常是高清且可远程控制的专用摄像机。在软件方面，可以使用可控的标清摄像头，或者使用电脑、手机等设备自带的摄像头。

5. 麦克风：对于小型会议室或少人数会议，可以使用设备自带的麦克风或全向麦克风。如果会议室较大，可能需要专业的会议系统来进行声音采集，以确保通话质量。

6. 视频会议软件：软件是连接会议参与者和管理会议的工具。它负责协调上述所有硬件设备的运作，以及处理音视频数据的传输。

综上所述，在准备视频会议系统时，需要考虑到会议室的大小、参与人数、音视频质量要求等因素，选择合适的设备和配置。此外，为了确保系统的稳定性和兼容性，建议选择知名品牌的设备，并按照制造商的指导进行安装和配置。随着技术的发展，市场上也出现了许多集成式的视频会议解决方案，这些一体化设备简化了安装和操作过程，适合快速部署和使用。